Bahrain’s Survey and Land Registration Bureau, som er det kontor, der håndterer registrering af jord i byen Manama, bruger RFID til at følge sager, som cirkulerer internt i kontorbygningen. Faktisk er de den første regering i Mellemøsten med et sådan sagssøgningssystem.

Der sættes EPC Gen 2 RFID tags bagpå en selvklæbende etiket, som påføres de nyoprettede mapper, når borgerne kommer med deres papirer til kontoret.
”Vi arbejdede på en meget manual måde, som var utrolig bureaukratisk, og vi stod konstant overfor risikoen for at miste eller forbytte vigtige papirer”, siger Burzin P. Bharucha konsulent og rådgiver for ”Office of General Director Resources & Information systems”. Han overvågede implementering af RFID systemet hos SLRB (Survey and Land Registration Bureau).

Hver gang sagerne flyttes fra kontor til kontor registrerer RFID systemet den nye lokation, og den ansvarlige medarbejder har dermed mulighed for at slå op og i kronologisk rækkefølge se, hvor sagen har været og ikke mindst er nu. På den måde kan man følge sagens gang rundt i det store kontorhus.

The Survey and Land Registration Bureau implementerede dokument søgningssystemet fra TrackIT Solutions. Systemet forhindrer sager i at blive væk, ligesom det forbedrer behandlingen effektivt ved at give medarbejdere og ledere de rigtige oplysninger om den fysiske placering og status på de ca. 25.000 filer, der cirkulerer rundt i Bureauets syv-etagers store bygning.
De data RFID systemet indsamler, gør ledelsen i stand at følge sagernes gang, når de bevæger sig gennem behandlingsprocessen. F.eks. en sags opstart eller et skødes godkendelse hos ledere, der dobbelt tjekker titel og geografiske afgrænsninger af en ejendom, hvorefter skødet underskrives for at give det den korrekte juridiske status.

Hvis en leder slår en bestemt sag op i systemet, vises behandlingsprocessen på netop denne sag i kronologisk rækkefølge, så man kan følge hver fase. Sagsbehandlingstiden for hver fase af et skødes godkendelse kan sammenlignes med gennemsnitstiden lagret i systemet, således lederne kan gribe ind, hvis en sag bliver holdt tilbage i en bestemt fase længere end forventet. Det gennemsnitlige antal faser for en sag er 5-6. Lederen kan også modtage en advarsel, hvis en sag misser en bestemt fase i processen. Før systemet blev implementeret havde ledelsen ikke styr på, hvilken en af faserne, der tog for lang tid, hvis behandling af en sag trak ud.

The Survey and Land Registration Bureau startede med at lave et testsystem sammen med TrackIT for at se, hvilke muligheder, der var. Efterfølgende implementerede man så systemet og færdiggjorde det i februar 2010. Systemet er baseret på Microsoft’s BizTalk Enterprise Suite og har 28 Motorola XR480 RFID læsere.

De læsere, som dækker de centrale områder af den syv-etagers store bygning er monteret på bygningens indgange og udgange, incl. dem, der fører til parkeringsområdet. Der er sat læsere på 34 døre til kontorer og lagerlokaler, og nogle er sat på gangarealer eller monteret på piedestaler. Udover dette benytter SLRB sig af 20 bordlæsere.

Når en medarbejder skal behandle en sag, skal denne straks tages med hen til skrivebordet for at blive registreret, og systemet registrerer så sagens fysiske placering. Inden medarbejderen så flytter sagen til et andet skrivebord, skal han eller hun igen registrere filens tag. Taggen sidder på en selvklæbende etiket med SLRB’s logo på forsiden af hver mappe, og har altid den samme placering, så den er nem og hurtig at finde og registrere.

Ifølge SLRB så er forbedret styring af arbejdsprocesserne systemets største fordel. Bureauet havde overvejet et stregkode system, men valgte RFID systemet i stedet, da det reducerer den manuelle scanning betydeligt. Medarbejderne skal kun huske at scanne, når de tager en sag med til deres arbejdsplads eller derfra, og det lave antal manuelle scanninger reducerer således mængden af fejl.

Nogle af de andre fordele ved systemet er, at det sparer tid for kunderne og penge for bureauet. Man er nu i stand til at lave en elektronisk registrering af hver fase samt hente journaler hurtigt, og begge ting er vigtige i forbindelse med intern og ekstern revision.

SLRB har planer om at linke systemet op med Bahrain's National ID program, hvor hver enkelt medarbejder bærer et identitetskort udstedt af landets indenrigsministerium, der registrerer personoplysninger, såsom en persons navn og fødselsdato. Når de to systemer er linket sammen kan de personlige oplysninger om borgere, som er skødeindehavere blive overført til RFID systemet automatisk. På den måde reduceres fejl under indtastning af data yderligere.

Firmaet har et opfølgningsprojekt i tankerne, hvor de gerne vil have registreret de cirka 200.000 arkiverede sager, som ligger lagret på kontoret i Manama samt på et centralt arkiveringskontor. Tidsrammen for dette projekt er dog endnu ikke planlagt, men idéen er støbt.